7 questions sur la géolocalisation des salariés
La géolocalisation fait désormais partie de notre quotidien. Que ce soit notre véhicule, notre téléphone ou nos outils connectés, la plupart sont désormais équipés d’un dispositif de géolocalisation qui enregistre de plus en plus de données.
Au-delà du positionnement en temps réel et de l’itinéraire suivi, les dispositifs de géolocalisation peuvent également permettre de mesurer la vitesse de circulation, la température de l’habitacle, les temps de pauses…
Mais parce que la géolocalisation touche à la vie privée des salariés, son utilisation est très encadrée et suscite de nombreuses questions, telle que :
- Dans quels cas peut-on équiper le véhicule d’un salarié d’un dispositif de géolocalisation ?
- Peut-il servir à assurer le suivi du temps de travail des collaborateurs ?
- Peut-on se servir des données collectées pour sanctionner les manquements d’un salarié ?
- Quelles sont les utilisations à exclure ?
- Et quelles sont les sanctions encourues en cas d’utilisation détournée ou non autorisée de ces dispositifs ?
Faisons le point sur ce qu’il est permis de faire (ou pas) avec les données de géolocalisation.
1. Quelles précautions faut-il prendre préalablement à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation ?
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, l’employeur qui met à disposition d’un salarié, un véhicule équipé d’un GPS, n’est plus tenu de procéder à une déclaration CNIL. En revanche, il se doit de respecter les dispositions du RGPD et notamment, il doit désigner un déléguer à la protection des données et tenir un registre des activités de traitement.
Davantage, l’employeur reste tenu :
- d’informer les salariés de l’existence de ce dispositif et des droits qui en découlent,
- d’informer et consulter le CSE, lorsqu’il existe, préalablement à la mise en place du dispositif.
2. Quand et comment informer les salariés de la mise en place du dispositif ?
Il est constant que l’information des salariés doit être individuelle[1], autrement dit un affichage dans l’entreprise ou une mention dans le règlement intérieur de l’entreprise, ne suffit pas.
Plus encore, l’employeur ne doit pas se contenter de signaler l’existence d’un tel dispositif. Il doit également communiquer aux salariés un certain nombre d’informations, destinées à garantir son droit à la vie privée, et notamment :
- l’identité du responsable de traitement des données collectées par le dispositif,
- les finalités poursuivies,
- la durée de conservation des données,
- le droit d’accès et de rectification.
| Régulièrement sollicités sur ce point, nous vous recommandons d’insérer ces mentions relatives au dispositif de géolocalisation, soit dans les contrats de travail, soit dans une charte d’utilisation des véhicules remise aux salariés lors de l’embauche. |
3. Une fois ces formalités respectées, l’utilisation de ce dispositif est-elle libre ?
Non, la licéité du dispositif de géolocalisation ne résulte pas seulement de l’information donnée aux salariés et à leurs représentants.
Il convient également de s’assurer que l’utilisation qui en est faite, par l’employeur, n’est pas prohibée. A ce sujet, la CNIL apporte un précieux éclairage puisqu’elle liste les cas d’utilisations permises et prohibées [2] :
| Utilisations permises | Utilisations proscrites |
| · Assurer le suivi d’une prestation,
· Respecter une obligation légale ou réglementaire, · Assurer la sécurité ou la sureté du salarié et/ou des marchandises · Veiller à une allocation optimale des moyens mis à disposition pour exécuter la prestation, · Veiller au respect des règles d’utilisation du véhicule. |
· Veiller au respect des limitations de vitesse,
· Contrôler un salarié en permanence, · Surveiller les déplacements du salarié en dehors de son temps de travail, · Contrôler les déplacements des représentants du personnel. |
Plus généralement, le dispositif sera jugé illicite, si l’utilisation qui en est faite porte atteinte à la vie privée du salarié.
La jurisprudence a également précisé à plusieurs reprises que le système de géolocalisation ne pouvait pas être utilisé par l’employeur pour d’autres finalités que celles portées à la connaissance des salariés [3].
Ainsi, les juges ont déclaré irrecevables les données de géolocalisation utilisées par l’employeur pour contrôler la durée du travail, alors même que la seule finalité portée à la connaissance des salariés était celle de l’organisation et de l’optimisation des déplacements professionnels [4].
4. Le contrôle de la durée du travail, via les données de géolocalisation, est-il totalement proscrit ?
L’un de nos clients a récemment constaté, à l’aide du GPS installé dans le camion de l’un de ses salariés, chauffeur routier, que celui-ci se rendait à son domicile, en plein milieu de ses tournées, et y stationnait pendant plusieurs heures. Le salarié déclarait ces heures « inactives » comme des heures travaillées sur son relevé d’heures quotidien, se faisant ainsi rémunérer un grand nombre d’heures supplémentaires.
La question qui se posait était de savoir si les données de géolocalisation, ayant permis de constater la fraude, pouvaient être utilisées à l’appui d’un licenciement.
La CNIL, comme la Cour de cassation sont très fermes à ce sujet. Elles considèrent que les données de géolocalisation ne peuvent être exploitées pour contrôler la durée du travail du salarié, qu’à la condition qu’il n’existe pas, dans l’entreprise, un autre dispositif, même moins efficace, permettant à l’employeur d’exercer ce contrôle [5]. Cela n’était pas le cas dans notre dossier et c’est ce qui explique que nous ayons pu nous prévaloir de ce mode de preuve.
5. L’employeur peut-il recourir aux données de géolocalisation pour sanctionner le salarié ?
Tel qu’il a été précédemment exposé, l’employeur ne peut en principe utiliser les données de géolocalisation que pour les finalités initialement déclarées aux salariés et à leurs représentants.
Cependant, la Cour de cassation a récemment rendu deux arrêts intéressants, qui pourraient permettre à l’employeur d’utiliser plus largement ces données…
En effet, la Haute Juridiction recommande désormais aux juges d’«apprécier si l’utilisation de cette preuve a porté atteinte au caractère équitable de la procédure dans son ensemble, en mettant en balance le droit au respect de la vie personnelle du salarié et le droit à la preuve, lequel peut justifier la production d’éléments portant atteinte à la vie personnelle d’un salarié à la condition que cette production soit indispensable à l’exercice de ce droit et que l’atteinte soit strictement proportionnée au but poursuivi » [6].
Cet infléchissement récent de la jurisprudence, s’il ne concerne pas spécifiquement le cas de la géolocalisation, permet toutefois de penser que la preuve recueillie par un dispositif de géolocalisation, correctement déclaré aux salariés et aux représentants du personnel, pourrait être admissible, sous réserve qu’elle ne cause pas une atteinte disproportionnée à la vie privée du salarié.
A titre d’exemple, l’un de nos clients a récemment constaté que l’un de ses commerciaux utilisait son véhicule de fonction pour se consacrer, durant de nombreuses heures, au développement de sa propre société. Les données de géolocalisation permettaient en effet de constater qu’il se rendait à l’adresse de sa société le matin à 10 heures et y stationnait pendant plusieurs heures, puis se déplaçait à des adresses correspondant à des clients de sa propre activité. Ainsi, nous avons préconisé à notre Client d’utiliser ces données de géolocalisation à l’appui du licenciement.
6. Mais alors, quelles garanties pour le salarié ?
En premier lieu, il convient de préciser que les données collectées ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Elles sont en principe effacées au bout de 2 mois, à quelques exceptions près [7].
Surtout, le salarié doit être en mesure de désactiver le dispositif en dehors de ses heures de travail [8]. Cela constitue une véritable garantie et lui assure le respect de son droit à la vie privée.
Cependant, et afin qu’il ne soit pas fait une utilisation abusive de cette possibilité de désactivation, l’employeur est en droit de demander des explications au salarié sur le nombre et la fréquence des désactivations. De même, la CNIL précise qu’il peut se fonder sur « les kilomètres parcourus pendant une période durant laquelle le véhicule ne doit pas être utilisé », « sans qu’il soit nécessaire de connaitre le trajet effectué », pour sanctionner les éventuels manquements du salarié[9].
7. Quels sont les risques encourus par l’employeur qui utilise un système de géolocalisation illicite ?
La CNIL préconise l’auto-responsabilité des entreprises. Cependant, elle peut prononcer diverses sanctions en cas de violation des obligations relatives à la sécurité des données.
Il peut s’agir d’un simple avertissement, d’une mise en demeure, d’un rappel à l’ordre, ou encore d’une amende pécuniaire.
Dans le cadre d’un contentieux prud’homal, si le salarié soulève l’irrégularité et l’illicéité du dispositif de géolocalisation, et si les juges y font droit, la preuve fondée sur les données de géolocalisation pourra alors être écartée des débats. Cela peut s’avérer extrêmement dommageable dans le cadre d’un contentieux, car sans preuve, la faute grave invoquée par l’employeur devient sans cause réelle et sérieuse.
Vous souhaitez mettre en place des GPS dans les véhicules des salariés ? Votre flotte de véhicule est géolocalisée ? Vous souhaitez informer vos salariés de l’existence de ces dispositifs ? Ou simplement, les données de géolocalisation vous ont permis de constater les manquements d’un de vos collaborateurs ?
N’hésitez pas à nous contacter pour que nous vous aidions à analyser les possibilités qui s’offrent à vous pour exploiter ces données sans manquer à vos obligations.
Marylaure MEOLANS Avocate Associée
[1] Soc. 3 oct. 2018 n°16-23.968
[2] https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries
[3] Soc. 3 nov. 2011, n°10-18.036
[4] CA Reims 7-5-2014 n° 13-00776
[5]Cass.soc.19 déc.2018, n°17-14.631
[6] Soc. 30 sept. 2020 n°19-12.058 et 25 nov. 2020, n°17-19.253
[7] 1 an lorsqu’elles ont pour objet d’optimiser des tournées ou encore 5 ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail
[8] CNIL n°2006-06 du 16 mars 2006
[9] https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries